Kontrakty – skonstruowanie i negocjacje

Negocjacje z partnerem biznesowym rozpoczynają się już na etapie poznania dostawcy. Okazując szacunek budujemy sobie pozycje wartościowego kontrahenta. Chińczycy przykładają duże znaczenie do tego, w jaki sposób się do nich zwracamy, czy stawiamy siebie na lepszej pozycji w ramach tego, że jesteśmy ich klientem i to do nas należy ustalenie warunków. Jeśli wychodzi się z takiego założenia, to od razu ustawiamy siebie na straconej pozycji. Należy bowiem pamiętać, że nasz potencjalny producent ma wielu klientów z całego świata, więc utrata jednego nie jest dla niego bolesna a poza tym kładziony jest nacisk na to, w jaki sposób się do nich zwraca i nie warto urażać ich dumy.

Chińska kultura prowadzenia biznesu mocno się różni od europejskiej i możemy się spodziewać, że nasz partner może w każdym momencie zmienić wszystkie ustalenia, które zostały dokonane, nawet jeśli wcześniej poświeciliśmy na to kilka tygodni. Jedyna rada to być cierpliwym i przygotować się na opóźnienia terminów, które w większości przypadków zostaną przekroczone. Ponadto Chińczycy nie mają w zwyczaju mówić otwartego nie. Kiedy padają takie stwierdzenia jak: wrócimy do tematu później, być może, zobaczymy to najprawdopodobniej oznacza, że nasz kontrahent właśnie nam odmówił i nie spodziewajmy się, że po dodatkowych naciskach zmieni zdanie.

Tak jak należy okazywać szacunek kontrahentowi, tak też należy pilnować, aby nie okazywać swojej słabości. Ważne jest, aby negocjować jak równy z równym, wtedy i nasz dostawca będzie nas respektował i to, co mówimy. Jeśli my musimy ustąpić, nasz kontrahent również, jeśli my coś zyskujemy, druga strona także powinna mieć powód do satysfakcji. Powinniśmy też wspólnie szukać rozwiązania najkorzystniejszego dla obu stron. Trzeba zachować spokój i nie tracić panowania nad sobą, bo to może być odebrane jako oznaka słabości. Nie jest wskazane również okazywanie agresji, która może spowodować nawet wycofanie się z negocjacji, jak również aktów desperacji np. w sytuacji kiedy wiemy, że przekroczymy nasz deadline.

Kiedy osiągniemy sukces nie zapomnijmy o podpisaniu umowy bądź chociaż podpisania przez obie strony faktury, na której podane będą kluczowe informacje takie jak: cena i ilość, czas i warunki dostawy, data, opis produktu, miejsce przeznaczenia towaru, ewentualne kary umowne. Podpisanie takowego dokumentu nie uchroni nas przed niewywiązaniem się z warunków umowy przez dostawcę, ale ułatwi dochodzenie swoich praw, gdy będzie to konieczne. Warto pamiętać, że najlepiej by było, gdybyśmy posiadali oryginał umowy bądź faktury, same skany mogą się okazać niewystarczające.

Ciekawostką na pewno jest fakt, że Chińczycy mają pieczątki, w których zawarty jest podpis, zatem nie składają go własnoręcznie.

Podstawowe informacje należy uzupełnić dokumentami potwierdzającymi czy firma działa legalnie oraz rzetelnie. W tym celu trzeba poprosić producenta o jego licencję biznesową, licencję exportową, fakturę z ostatniej transakcji, wszelkie posiadane certyfikaty oraz list przewozowy (B/L) z ostatniej wysyłki towaru. Dzięki tym informacjom możemy stwierdzić czy producent miał wcześniej do czynienia z eksportem do Europy oraz czy działa jako producent czy jako pośrednik.

W momencie gdy zajmujemy się wartościowym projektem importowym na dużą skalę, warto się zastanowić nad inspekcją firmy na miejscu w Chinach. Polega to na wizycie wyszkolonych inspektorów w siedzibie firmy oraz w fabryce. Wybierając tą metodę można sprawdzić bardzo wiele rzeczy kluczowych w dalszej współpracy, m.in. obejrzenie oraz weryfikacja dokumentów rejestracyjnych oraz biznesowych firmy, poznanie pracowników oraz ludzi zarządzających firmą, przegląd dotychczasowych transakcji, wizytacja zakładu a także ocena jakości systemu produkcyjnego, możliwości produkcyjnych oraz technologicznych. Inspektorzy wyniki swojego audytu przedstawiają w przejrzystych raportach wraz ze zdjęciami.

Dzięki powyższym metodom weryfikacji chińskich firm, prowadzenie importu będzie dużo spokojniejsze oraz bezpieczniejsze. W takiej sytuacji jesteśmy w stanie ocenić, słabe i mocne strony producentów oraz wybrać która firma spełnia nasze oczekiwania w największym stopniu.